Jak rozmawiać z zarządem o projektach?

Przed tobą zadanie - przedstawić zarządowi informacje o projekcie. Jak to zrobić? Krótko i zwięźle, czy w szczegółach? Mówić całą prawdę i tylko prawdę czy lepiej przemilczeć niewygodne szczegóły? Na co zwrócić uwagę opowiadając o poszczególnych fazach projektu? Dowiedz się, jak przekazywać kluczowe dane o projekcie i budować swoją wiarygodność.

Jak rozmawiać? Najkrócej można odpowiedzieć trzema słowami szczerze, krótko i ostrożnie.

Szczerze

Szczerość to podstawa, bo firma, w której standardem jest mijanie się z prawdą, nie będzie dobrze funkcjonowała w długim okresie. Dlatego opowiadaj zarządowi szczerze nawet o trudnych rzeczach. Z trudną sytuacją można sobie poradzić, gorzej z utratą zaufania, jak ktoś przyłapie cię na kłamstwie...

Krótko (i na temat)

Dlaczego mówić krótko i na temat? Bo zarząd ma wiele spraw takich jak twoja dziennie i nieładnie byłoby zawłaszczać zarządu na pełne dygresji opowieści o szczegółach merytorycznych. Zarząd może pomyśleć, że niewiele wiesz o projekcie, którym zarządzasz, że masz coś do ukrycia, albo że nie masz kontroli, nad sobą i nad projektem.

Ostrożnie

Ostrożność to ostatnia sugestia dotycząca rozmowy o projekcie. Zarządy bardzo lubią obietnice, uspokajanie. Przekonywanie o tym, że jest tak dobrze, jak być powinno. Sugerujemy – obiecuj ostrożnie. Bądź pewien, że obietnice to to, co zarząd zapamiętuje najlepiej. I najchętniej egzekwuje.

Kiedy już wiemy, JAK rozmawiać z zarządem, zobaczmy, O CZYM mówić mu w poszczególnych fazach projektu.

Start projektu

Kiedy rozpoczynasz projekt, musisz opowiedzieć, na czym ma on polegać. Jaki cel zrealizujesz i jaki jest strategiczny zamiar organizacji, do którego osiągnięcia twój projekt się przyczyni.

Jak wyglądają ramy czasowe projektu. Ważne jest przy opowiadaniu o harmonogramie zwracanie uwagi zarządu, że jest to tyko plan. Mimo najlepszych założeń to tylko prognoza, zatem nie ma stuprocentowej pewności, że się zrealizuje. Ty, jako kierownik projektu wraz z zespołem, dołożysz wszelkich starań, aby wszystko wykonać zgodnie z tym planem, a nawet lepiej. Tymczasem zarządy, gdy słyszą o planie, lubią już wyobrażać sobie i widzieć, że jest on zrealizowany...

Na koniec trzeba powiedzieć zarządowi, jaka jest jego rola w tym projekcie. Skoro jest to projekt ważny, strategiczny i zarząd ma w nim coś do zrobienia lub do nierobienia, trzeba go o tym poinformować.

Realizacja projektu

Kiedy projekt jest realizowany, zarząd interesuje stan projektu oraz prognoza. Możesz raportować na piśmie o tym, co jest robione, ale zarząd może też chcieć się spotkać i usłyszeć o projekcie. O tym, czy zostanie zrealizowany na czas, w budżecie i czy będzie osiągnięty założony cel.

Druga rzecz to to, czy działa system zarządzania stosowany w projekcie. Mówiliśmy już o tym, że projekt „przeszkadza” organizacji, zmienia, burzy status quo. Dlatego zarząd chce wiedzieć, czy organizacja pomaga czy przeszkadza, a może jest neutralna w stosunku do projektu.

Stosowaną często alternatywą powyższej propozycji jest opowiadanie zarządowi o tym, co już zostało zrobione. Kierownicy chwalą się dotychczasowymi osiągnięciami, przekonani, że skoro zrealizowali już tyle w zamierzonym czasie, to na pewno uda się zrobić z sukcesem pozostałą część projektu. Tymczasem może się okazać, że właśnie teraz stanie przed tobą najważniejsze wyzwanie, z którym dotąd nie miałeś w projekcie do czynienia, a które może wszystko zmienić.

Koniec projektu

Najważniejsze, choć często pomijane, jest to, jak powiedzieć zarządowi, że projekt się skończył. Kiedy odniósł sukces, nikt nie ma siły dodatkowo o nim myśleć i opowiadać. Tym bardziej nie chce się do niego wracać, gdy poniósł porażkę albo miał duże problemy.

Tymczasem jest to podsumowanie pewnej drogi, którą przeszedłeś ty, zespół i cała firma. Pora teraz wyciągnąć wnioski, by firma się doskonaliła.

Prezentacja podsumowująca projekt dla zarządu powinna mieć cztery elementy:

1. Przypomnienie, w jakich warunkach projekt został uruchamiany a jaka sytuacja jest dzisiaj. Ponownie opowiedz, co deklarowałeś, czyli co miało się w projekcie wydarzyć. Warto o tym mówić, bo w trakcie trwania projektu mogło się to zmienić i zarząd może mieć teraz inne oczekiwania niż były na początku.
2. Opowiedzenie, co się rzeczywiście zdarzyło. Tu przedstawiamy fakty – co mamy, co się opóźniło, co przyspieszyło, co było droższe lub tańsze, co się udało, a co nie. Taki remanent na koniec.
3. Wiedząc, co było zakładane, a co zostało zrobione, można wyciągnąć wnioski. Przeanalizować, gdzie się pomyliliśmy, co było nie tak. Jeśli nie zrobimy podsumowania, to przy następnym projekcie będziemy popełniać te same błędy, zamiast się uczyć ich unikać.
4. Zebranie wniosków, tego, czego się nauczyliśmy podczas realizacji projektu.

Dobra komunikacja z zarządem i rzetelne omawianie projektu we wszystkich jego fazach sprawia, że rośnie twoja wiarygodność jako kierownika projektu. Jesteś postrzegany jako osoba, która potrafi dać słowo i go dotrzymać, czyli dowieźć rezultat.

Dużym błędem, często skutkującym porażkami w projektach jest nierzetelne informowanie zarządu, zaniedbywanie kontaktu z nim. Dlatego na koniec rada – nie bój się zarządu. Opierając się na powyższych wskazówkach i własnych doświadczeniach, idź i rozmawiaj o projekcie. Tym bardziej, jeśli jest to projekt kluczowy, strategiczny, którym zarząd się interesuje.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!