Jak radzić sobie z nierealnymi terminami?

Realizujesz projekt, ale jego termin ukończenia wydaje ci się niemożliwy do osiągnięcia? Pierwszy krok – sprawdź, czy termin faktycznie nie może zostać osiągnięty. Kluczowe jest wiedzieć, czy bazujesz na poczuciu i intuicji, czy na faktach. Z doświadczenia wiem, że to pierwsze „źródło danych” raczej na nikim nie robi wrażenia. A na pewno nie na tych, którzy wymagają od ciebie dowiezienia projektu w terminie.

Skąd się wziął termin końcowy?

Dla własnego komfortu psychicznego powinieneś wiedzieć jako kierownik projektu, czy wyznaczony moment zakończenie projektu jest niezmienny. Pytałeś sponsora, co się zdarzy, jeśli zrobicie wszystko dwa tygodnie później? A miesiąc później? A dwa miesiące później?

W przypadku wielu projektów odpowiedź brzmi „W zasadzie to nic się nie stanie”. Ale są też takie, w przypadku których każdy dzień opóźnienia wiąże się z karami finansowymi (np. jeśli mamy dostosować się do zmienianego prawa albo tak zapisano w kontrakcie z klientem czy kontrahentem) albo z całkowitą porażką projektu (np. po co komu stadion oddany do użytku kilka miesięcy po tym, jak miał się na nim odbyć mecz otwarcia na dużej imprezie sportowej...).

Czyli jeśli terminu końca nie da się przesunąć, to nie muszę chyba mówić, że twoje zadanie polega na tym, żeby go osiągnąć i ewentualne subiektywne poczucie „że się nie da” nie ma tu nic do rzeczy.

No dobrze, ale jak dojść od „wydaje mi się, że się nie da” do „mam dowód, że termin jest nieosiągalny, chyba że organizacja pomoże projektowi w taki sposób: ...”?

Optymalizacja harmonogramu

Po pierwsze harmonogram. Planowałeś, że będziesz robić wszystko po kolei, „tak jak się powinno”? Czyli sekwencyjnie, po kolei, np. najpierw analiza, potem raport, potem opis przedmiotu zamówienia, postępowanie, wybór projektanta, dokumentacja projektowa, kolejne postępowanie, wybór wykonawcy, budowa, odbiory. Jeśli termin końca jest zagrożony, to zapomnij, że „tak się powinno”. Musisz szukać zadań, które możesz przynajmniej częściowo zrównoleglić, bo tak zaoszczędzisz czas.

Szukaj też zadań, w których dodanie zasobów przyśpieszy czas realizacji. Nie w każdym przypadku się tak da, ale jeśli widziałeś kiedyś filmik, jak Chińczycy stawiają wieżowiec w miesiąc, to na pewno wiesz, o co chodzi. Więcej osób pracuje = szybciej skończą zadanie.

To i oczywiście dobra organizacja pracy. Czasem opłaca się zapłacić więcej za doświadczonych realizatorów prac, niż polegać na stażystach.

Jak poszukasz zadań, które możesz zoptymalizować w któryś z wymienionych sposobów (albo jeszcze w inny, w projektach potrzebna jest nieograniczona kreatywność) – zasymuluj ile czasu zaoszczędzisz, ale też ile dodatkowych zadań w związku z taką reorganizacją musisz wykonać i ile to będzie kosztować. Pamiętasz? Od intuicji mamy przejść do faktów, więc do dzieła!

Poinformuj zaineresowanych

Kiedy masz już urealniony harmonogram i plan co chcesz zrobić, idź do przełożonego – klienta, sponsora, komitetu sterującego, prezesa, zarządu – zależy od struktury w twojej organizacji. Opowiedz o wszystkim, co się wydarzyło, że projekt może mieć opóźnienie i uzasadnij, dlaczego się to stało. Życie weryfikuje plany, więc to naturalne, że coś mogło wydarzyć się pomiędzy przygotowaniem planu a dziś. Dalej wskaż pod jakimi warunkami da się uratować projekt i dochować pierwotnie planowanego terminu (oczywiście jeśli wyszło ci z analiz, że się da).

Trzeba tu zwrócić uwagę na pewną kwestię. Jeśli powiesz klientowi, sponsorowi czy prezesowi „da się zrealizować projekt w terminie pod warunkiem, że… (dasz mi dodatkowych ludzi, budżet, podejmiesz decyzję xyz dzisiaj itp.)”, istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że usłyszy i zapamięta on tylko „da się zrealizować projekt w terminie”. Skoro tak, to nie ma problemu, sukces będzie. Może się okazać, że niechcący właśnie obiecałeś, że wszystko będzie dobrze. Mogą chcieć cię rozliczyć tylko z pierwszej części zadnia skoro tylko ją usłyszeli.

Dlatego proponujemy użyć innej konstrukcji: „Nie da się, chyba że… (dasz mi dodatkowych ludzi, budżet, podejmiesz decyzję xyz dzisiaj itp.)”. Choć w pierwszej chwili może to podnieść ciśnienie wszystkim uczestnikom spotkania i wzbudzić wątpliwości co do twojego profesjonalizmu, to jednak pracujesz tutaj na swoją wiarygodność. „Mówisz, jak jest”. Klient, sponsor, czy prezes teraz na pewno wiedzą, że jest jakaś przeszkoda. Dopiero jej pokonanie pozwoli dowieźć projekt do sukcesu.

Rygorystycznie zarządzanie

Po optymalizacji planu i powiadomieniu klientów czas na działania. Co masz robić? Rygorystycznie zarządzać projektem! Rozdziel pracę bardzo dokładnie, aby każdy w wiedział, co ma robić. A potem sprawdzać, czy wszystko jest realizowane na czas, nawet codziennie jeśli trzeba. Jeśli coś nie działa, reaguj natychmiast!

Pytaj, czemu się nie udało czegoś wykonać w terminie, ale nie karz ludzi za niedotrzymanie terminu. Jeśli będziesz reagować krzykiem czy pretensjami, to ludzie przestaną ci mówić prawdę. A nie znając prawdy, nie będziesz wiedział, co trzeba zmienić, poprawić, usprawnić i nigdy nie dowieziesz projektu.

Jeśli na spotkaniu (punkt powyżej) ktoś ci coś obiecał, to przypominaj mu się i podkreślaj, że bez tego projekt się opóźni. Niech czują współodpowiedzialność, w końcu jeśli im zależy i mogą pomóc, to powinni.

I na koniec – usprawnij proces podejmowania decyzji. Czekanie na decyzję zarządu czy wydziału prawnego zabiera cenny czas. Dowiezienie projektu jest nie tylko twoją sprawą, ale powinna się w to włączyć cała organizacja i ułatwić ci kierowanie projektem.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!