Jak dobrać kierownika do projektu?

W wielu organizacjach zdarza się, że nowy projekt dostaje pierwsza z brzegu, w miarę dostępna osoba. Ale złóżmy, że ty jesteś w lepszej organizacji, albo chcesz zmienić swoją organizację na lepszą. Tak żeby właściwi ludzie pracowali we właściwych projektach, a osoby zarządzające miały możliwość wyboru i dopasowania jednych do drugich.

Optymalna sytuacja jest taka, że projekt dostaje kierownika, który ma największe szanse na dowiezienie projektu danego typu na czas, w budżecie, w zakresie i jednocześnie, że kierownik dostaje taki projekt, który w jakiś sposób wpłynie pozytywnie na jego rozwój zawodowy, będzie w jakimś sensie wyzwaniem, okazją do wykazania się, do zademonstrowania wiedzy, umiejętności i doświadczenia.

Żeby wyróżnić w miarę uniwersalne typy projektów, spójrzmy na ich dwie cechy:

1. Ile trwa dany projekt

To jest pojęcie względne. Przykładowo – dla firmy marketingowej krótki projekt trwa 3 miesiące. Dla firmy rozbudowującej infrastrukturę – krótki projekt trwa rok. Więc, kiedy piszemy „projekt krótkotrwały” czy „długotrwały” chodzi nam o ten, który jest relatywnie krótki lub długi w twojej branży czy organizacji.

2. Poziom przewidywalności projektu

Wiąże się z tym, czy projekt musi wypracować w miarę typowe rozwiązanie (klasycznym przykładem jest firma stawiająca domy jednorodzinne – każdy dom jest inny, ale wyzwania raczej typowe i dobrze tej firmie znane) czy też mamy wiele niewiadomych, nowe technologie, nietypowe rozwiązania itp.

Zestawienie czasu i niewiadomych dają nam kilka typów projektów i do nich spróbujemy dobrać kierowników.

Projekt przewidywalny i krótkotrwały

Są to proste projekty. Organizacja ma już jakąś historię i doświadczenie w ich realizacji. Sporo wiadomo na temat ich przebiegu i rezultatu, a nawet o problemach, jakich można się spodziewać. Jest w firmie dokumentacja podobnych projektów i ludzie z doświadczeniem.

Takie projekty są dobre „na rozgrzewkę” dla osób nowych w firmie albo zaczynających przygodę z kierowaniem projektem. Firma może wtedy sprawdzić, jak dana osoba podchodzi do planowania, realizacji, pracy z zespołem i czy ostatecznie jest w stanie dowieźć to, co obiecała. W takiej sytuacji ryzyko jest niewielkie. Nawet jeśli kierownik napotka problemy, będą to najczęściej problemy w organizacji dobrze znane, do których istnieją sprawdzone rozwiązania. Gdyby jednak taki kierownik natrafił na niespodziewane czy nieznane przeszkody, organizacja (czytaj: doświadczeni pracownicy) mu pomoże. Kierownik takiego projektu musi zatem mieć podstawową wiedzę z zakresu zarządzania projektami. Musi umieć dogadywać się z ludźmi, a konkretnie z zespołem, bo kierowany przez niego projekt raczej nie będzie dotyczył wielu ważnych interesariuszy.

Projekt krótkotrwały i mało przewidywalny

Ciekawą ścieżką rozwoju dla osób, które sprawdziły się w roli kierowników pierwszego typu projektów jest pójście w projekty relatywnie krótkie ale o większej nieprzewidywalności. Takie cechy mają niektóre projekty badawcze, rozwojowe, informatyczne.

Jednocześnie – w przypadku takich projektów warto kierować się merytoryczną ekspertyzą kierownika projektu. Może mieć to istotne znaczenie ze względu na konieczność rozwiązywania nowych problemów w nieznanym otoczeniu. Kierownik musi rozumieć, o czym mówi do niego zespół, ale najlepiej jakby mógł wnieść również wartość merytoryczną. Poza tym jego zadaniem jest również zarządzanie projektem, więc musi znać techniki zarządcze, ale być elastyczny. W tego typu projektach wiele może się zmieniać, więc osobie, która ceni sobie stałość i nie jest elastyczna w takim projekcie będzie towarzyszyć ciągła frustracja.

Projekt przewidywalny i długotrwały

Przykładem takiego projektu są projekty inwestycyjne w obszarze typowym dla danej firmy. Mogą one trwać nawet kilka lat, więc kierownik takiego projektu musi być jak maratończyk – widzieć na 42 kilometry do przodu i umieć się do nich przygotować. Musi wiedzieć, że nie może całej energii stracić na początku – trzeba ją równomiernie rozłożyć.

W długotrwałych projektach bardzo ważne jest przygotowanie dobrej dokumentacji zarządczej – jaki jest cel i zakres projektu, jakie podejście realizacyjne wybraliśmy, jaki jest nasz plan i dlaczego, z jakimi ryzykami będziemy się mierzyć, kto za co odpowiada itp. Nie ma bowiem żadnej pewności, że na przestrzeni lat nie zmienią się osoby biorące udział w projekcie.

Ponadto kierownik musi mieć świadomość, że dla mogących się pojawić znanych problemów są rozwiązania, ale mogą się zdarzyć rzeczy niespodziewane. Projekt trwa długi okres, podczas którego wiele rzeczy może się zmienić, na przykład w otoczeniu zewnętrznym, dlatego kierownik powinien być czujny. To, co może go zgubić, to rutyna.

Projekt długotrwały i mało przewidywalny

Dobrym przykładem jest projekt strategiczny, który zmienia mechanizmy działania w firmie albo tworzy coś zupełnie nowego, co ma stanowić o przewadze konkurencyjnej firmy. Takimi projektami powinni zarządzać najlepsi, wielokrotnie sprawdzeni w bojach zawodnicy. Z jednej strony muszą to być osoby bardzo czujne i mające duży wachlarz narzędzi, ponieważ nie wiadomo co będzie za rok i dwa. Z drugiej strony – powinny mieć bardzo dużą zdolność do porządkowania rzeczywistości i do trzymania w ryzach większych zespołów. Przez lata te ekipy będą się wymieniały, więc projekt powinien być odporny na rotacje, ale wchodzący do niego ludzie muszą się bardzo szybko nim zająć we właściwy sposób.

Bardzo często takie projekty – długotrwałe i o dużej nieprzewidywalności zaczynają przekształcać się w programy, wyodrębniane są w ich ramach podprojekty. Dlatego kierownik musi być przygotowany na to, że za chwilę nie będzie pracował tylko z zespołem, ale i z liderami kierującymi pracą podzespołów. Ważna jest tu zdolność nie tylko do planowania ale i do projektowania organizacji projektowej.

Jeśli firma stoi przed wyzwaniem takiego długo trwającego projektu o niskiej przewidywalności, warto powierzyć zarządzanie specjalizującej się w tym firmie z zewnątrz organizacji albo wybrać takiego głównego dostawcę, który dostarcza zarządzanie projektem w pakiecie.

Jak widać, to, kto pokieruje projektem, determinują same projekty. Ważne jest, by świadomie dobierać człowieka, by jego cele i motywacja cały czas były stymulowane przez wyzwania, które postawi przed nim projekt.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!