Jak odróżnić projekt od zadania?

Masz do zrealizowania ważne zadanie? Czy projekt? Nie wiesz, czy warto stosować metody zarządzania projektami, czy po prostu robić swoje? Dowiedz się, co będzie lepsze i jak odróżnić projekt od zadania.

Zarządzanie projektami zaczęło Cię interesować, bo masz do zrealizowania ważne zadanie? Nie wiesz, czy już stosować metody zarządzania projektami, czy po prostu robić swoje? Chcesz wiedzieć, jak być skutecznym kierownikiem projektu i jak unikać biurokracji? Przeczytaj o tym - do kiedy jeszcze robisz zadanie, a od kiedy realizujesz już projekt.

Ludzie często pytają nas, czy to, co robią, to projekt. Czasem boją się tak nazywać pracę, która została im zlecona, bo wydaje im się, że “to za małe na projekt”. Inni wolą, żeby ta praca została nazwana projektem, bo mają nadzieję, że w związku z tym powinno się im nadać dodatkowe uprawnienia. Jeszcze inni pytają, bo chcieliby się czegoś więcej dowiedzieć o najbardziej skutecznych sposobach pracy nad.… no właśnie – projektem czy zadaniem?

Z naszego punktu widzenia ważna jest odpowiedź na następujące pytanie – co wynika z faktu, że w firmie coś zostało nazwane projektem? Jeżeli masz określony zestaw formatek, które musisz stosować, określony zestaw uciążliwości kontrolnych, musisz chodzić na Komitet Sterujący, pisać raporty i jest to w pewien sposób uciążliwe, to faktycznie widać, że organizacja rozpoznaje tą pracę jako projekt. Ale często są też z tym związane pewne bonusy – ekstra uprawnienia, wyższe wynagrodzenie, większy prestiż, szanse na awans, na interesujące szkolenia.

Zastanówmy się teraz, co odróżnia projekt od zadania.

Zagadka

Metody projektowe pomogą wszędzie tam, gdzie jest pewna zagadka, coś niewiadomego. Zagadka może mieć trzy poziomy:

• Nie do końca wiadomo CO jest do zrobienia,
• Nie do końca wiadomo JAK to zrobić,
• Nie do końca wiadomo JAKIE WARUNKI zastaniemy.

Metody projektowe mówią: zdefiniuj projekt, pomyśl o tym, jaki jest cel, zakres, zagrożenia. Jeśli w wykonaniu naszego przedsięwzięcia wszystko jest znane (nie ma żadnej niewiadomej, żadnej zagadki) to metody projektowe nie będą pomocne.

Złożoność

Drugą cechą pracy, przy której pomogą metody projektowe, jest złożoność. Chodzi tutaj o przedsięwzięcie skomplikowane ze względu na bardzo dużą liczbę zadań, dużo zaangażowanych ludzi lub organizacji, wiele przeplatających się obszarów, złożoną technologię, wiele możliwych sposobów realizacji i dróg, którymi można dojść do celu itp. A Ty jako kierownik projektu musisz wraz z zespołem przeanalizować i wybrać najbardziej optymalny sposób realizacji i uzgodnić go z pozostałymi zainteresowanymi. Nawet jeśli przedsięwzięcie nie stanowi największej w Twojej karierze zawodowej zagadki, ale jest złożone, to bliżej mu do projektu niż zadania.

Ograniczenia

Mówi się, że projekty to unikalne zadania, które realizujemy przy pewnych ograniczeniach. Dlatego musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie są i na ile poważne są ograniczenia towarzszące twojemu zadaniu? Jeśli wiesz, że masz ściśle wydzielony budżet i nie dostaniesz ani złotówki więcej lub jeśli musisz wszystko wykonać w określonym terminie, np. na 2 maja, bo potem zadanie nie ma sensu, wtedy faktycznie metody projektowe będą pomocne. One pozwolą odrzucić rzeczy zbędne i zajmujące czas i skoncentrować się na tych, które prowadzą do celu.

Czy masz na to wpływ

Podsumujmy. Metody projektowe bardzo pomogą, jeśli zadanie ma zagadkę, jest złożone i ograniczenia są na serio. W innym wypadku będą przeszkadzać. Pytanie, czy masz na to wpływ? Może się zdarzyć, że będziesz robił projekt remontowy lub taki, gdzie jest wykonawca i trzeba zrobić przetarg i wtedy możesz to zrobić tylko przy użyciu metod projektowych i zarządzać tym przedsięwzięciem tak jak projektem. W takim wypadku rodzaj zadania wymusza sięgnięcie do metod projektowych niezależnie od zagadki, złożoności i ograniczeń przedsięwzięcia.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!