Jak powiedzieć szefowi o problemie w projekcie?

Co zrobić, gdy w projekcie dzieje się źle? Jak o tym powiedzieć szefowi? A może nie mówić tylko działać? Zobacz jak powiedzieć szefowi o problemie w projekcie. W jakich sytuacjach musisz to zrobić a kiedy rozwiązać go na własną rękę.

Problem na pograniczu

O większości problemów w projekcie nie ma co opowiadać. Po prostu rozwiązuje się je na bieżąco. Czasem jednak pojawia się problem na tyle trudny, że zespół nie może rozwiązać go samodzielnie, potrzeba dodatkowych środków lub decyzji „kogoś wyżej”. W dodatku bez decyzji projekt nie może być kontynuowany, bo nie wiadomo, co w zasadzie robić. My mówimy wtedy o problemie krytycznym. Do jego obsługi jest dedykowana procedura.

A co, jeśli problem jest taki „na pograniczu”? Trochę łatwy, ale trochę trudny. Da się go rozwiązać, ale będzie to na granicy prawa, więc ktoś się może przyczepić. Możesz sam podjąć decyzję, ale ktoś może to zakwestionować. Co w takiej sytuacji robić?

Pechowy konsultant

Chcę Ci opowiedzieć pewną historię. Jako firma organizujemy egzaminy certyfikujące z zakresu zarządzania projektami. Mamy na koncie ponad 1600 wydanych dokumentów. Bardzo poważnie to traktujemy, podobnie jak nasi klienci. Wręczenie certyfikatów to zawsze wielka uroczystość.

Wiele lat temu pewien nasz konsultant, nazwijmy go Kordian, pojechał przeprowadzić taki właśnie egzamin certyfikujący dla dużej grupy pracowników jednego z klientów. Chłopak jest z rodzaju tych, co zawsze mają pecha. Kiedy po przeprowadzeniu egzaminu wrócił do biura, żeby przekazać egzaminy do sprawdzenia, okazało się, że teczka, w której miał te egzaminy, jest pusta. Kordian zgubił egzaminy! Co za wpadka wizerunkowa. Co powiemy klientowi?

Zanim powiem, jak postąpiliśmy w tej sytuacji, wskażę kilka zasad postępowania.

Najlepsza strategia

Wybór strategii działania zależy od tego, jaki jest twój i szef i jaki masz problem. Można to pokazać następująco:

1. racjonalny szef i problem, z którym dasz sobie radę,
2. racjonalny szef i problem, z którym sam sobie nie poradzisz,
3. nieracjonalny szef i problem, z którym dasz sobie radę,
4. nieracjonalny szef i problem, z którym sam sobie nie poradzisz.

W pierwszym przypadku – racjonalnego szefa i nieskomplikowanego problemu – sam go załatw dostępnymi metodami. Możesz też powiedzieć o tym szefowi – że pojawił problem i co zrobiłeś, by go rozwiązać.

Drugi wariant to racjonalny szef i problem nie do rozwiązania przez ciebie jako kierownika projektu. Wtedy problem staje się problemem krytycznym i zgłaszasz go w tym trybie jak inne podobne sytuacje.

Gorzej jest, kiedy szef jest nieracjonalny, emocjonalnie podchodzi do tematu, krzyczy, straszy, albo się boi. Jeśli możesz własnymi siłami rozwiązać problem, zrób to. Kiedy szef się dowie, że coś szło nie tak, przynajmniej będziesz mógł przedstawić mu przyjęte rozwiązanie.

Przy czwartej opcji jedni mówią, że to zagadka. My mówimy, że to też problem krytyczny. Powiesz szefowi, to cię może zwolnić albo postraszyć zwolnieniem. Nie powiesz, a on się dowie – też cię może wyrzucić. Dlatego najlepiej wykonać w zgodzie z prawem i własnym sumieniem to, co do ciebie należy. Czyli co?

Skupienie na rozwiązaniu problemu

Zbadaj, w jakiej jesteś sytuacji i znajdź odpowiednie rozwiązanie. Nie będzie ono jednakowe dla wszystkich istniejących problemów. Nie ma to być także jakieś długoterminowe działanie, które z bieżącym problemem nie ma wiele wspólnego, za to uprawdopodobni, że podobne problemy nie będą występować w przyszłości.

Najlepiej zaproponuj strategię najszybszą, najtańszą lub taką, która najmniejszym rozgłosem rozwiąże problem. Nikt nie pochwali łamania prawa. Zamiast więc szukać takich rozwiązań, wystarczy wyjaśnić, porozmawiać i przedstawić swoje stanowisko. Może się okazać, że da się zrobić coś, co wydawało się niewykonalne.

Najważniejsze jest, byś miał strategię i pomysł na rozwiązanie tego konkretnego problemu, przed którym stajesz.

Zdarzenie, rozwiązanie, zabezpieczenie

Kiedy idziesz do szefa, opowiedz, na czym konkretnie polega problem. Po drugie – przedstaw jego skutki i przyczyny. Dalej – omów rekomendowane rozwiązania. Wspomnij też o innych możliwościach. Na końcu możesz opowiedzieć o tym, jak zapobiegniesz w przyszłości temu, co teraz jest problemem projektu.

Znikające testy

A teraz słowo o tym, co zrobiliśmy w przypadku naszego Kordiana.

Były różne pomysły. Jedni mówili – powiedzcie, że wszyscy zdali. Inni – ogłoście, że nie zdali i trzeba wszystko powtórzyć. Ostatecznie wymyśleliśmy coś takiego: przyznamy klientowi, co się stało. Zaprosimy całą grupę zdających na wyjazdowy weekend do super eleganckiego spa, oczywiście na nasz koszt, zapewnić dodatkowe atrakcje i w tak miłych okolicznościach przyrody powtórzyć egzamin.

Na szczęście nie musieliśmy tego robić. Przy kolejnym egzaminie dokumenty się znalazły. Okazało się, że Kordian omyłkowo włożył wypełnione egzaminy do segregatora z pustymi arkuszami egzaminacyjnymi. Od tego momentu nigdy nie mieliśmy problemów z egzaminami, ponieważ wdrożyliśmy odpowiednie procedury chroniące przed takimi historiami. Ale to, co było bezdyskusyjne, to to, że idziemy i mówimy o tym, co się stało, i jak chcemy to naprawić.  

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!