Co to jest portfel projektów?

portfel projektów Aug 31, 2021

 
Czy portfel (project portfolio) to tylko grupa projektów czy coś więcej? Czy warto tworzyć metodykę dla portfeli? Dowiedz się, czym jest portfel projektów i jak zarządzanie portfelem może pomóc w osiąganiu lepszych wyników dla biznesu. 

 


 

Co to jest portfel projektów?

Czy portfel (project portfolio) to tylko grupa projektów czy coś więcej? Czy warto tworzyć metodykę dla portfeli? Dowiedz się, czym jest portfel projektów i jak zarządzanie portfelem może pomóc w osiąganiu lepszych wyników dla biznesu.

 

O portfelach projektów

Nie ma firmy, która jest w stanie zrobić wszystko. Zawsze są jakieś ograniczenia (czas, ludzie, pieniądze, wydajność linii technologicznej itp.). Dlatego dokonywanie wyboru w konkurujących ze sobą pomysłach jest czymś, co organizacje powinny dobrze umieć robić.

Żeby zrozumieć, jak pomaga w tym portfel projektów, wyobraźmy sobie rolnika Józefa.
Józef ma 5 hektarów pola i musi je jakoś zagospodarować. Ma kilka pomysłów. Mógłby posadzić drzewka owocowe albo założyć winnicę. Dobra koncepcja, bo daje duży zwrot. Ma też jednak minusy – długi czas oczekiwania na zysk i spore ryzyko. Mroźne zimy, gradobicia, czy robactwo mogą sprawić, że cała uprawa może być zniszczona i w jedną noc zniknie dorobek życia Józefa.

Józef myśli też o drugiej opcji – może posadzić zioła. Sąsiad mówi, że konopie indyjskie to szansa na duży zysk w krótkim czasie. Niestety, tu znowu jest jakieś „ale…”, albo raczej ryzyko. Że jak ktoś się zorientuje, co Józef posadził, to wszystko może przepaść. Łącznie z Józefem.

Jest jeszcze trzecia możliwość – warzywa, na przykład ziemniaki. Nie da to zbyt wielkiego zysku, ale i też nie trzeba będzie długo na niego czekać. No i ryzyk prawie nie ma. A jeśli są, to można się powymieniać wiedzą i doświadczeniem z innymi rolnikami i odpowiednio wcześnie im przeciwdziałać.

 

Najważniejszy jest cel portfela

Aby odpowiedzieć, co Józef powinien zrobić, będzie nam potrzebne pierwsze słowo pomocne przy zdefiniowaniu portfela, tj. cel. Józef musi się zastanowić, jaki może być jego cel.

Powiedzmy, że jego cele są takie: utrzymanie rodziny, posiadanie pieniędzy na rozwój biznesu, bezpiecznie inwestowanie w posiadany grunt i dobra organizacja pracy.

Taki cel sprawi, że pomysły Józefa nie wszystkie wydają się tak samo dobre. Raczej nie warto wchodzić w projekty nielegalne, skoro chce bezpiecznie pracować i utrzymać rodzinę. Dlatego początkowy plan Józefa może być następujący: 30% gruntu pod sad, 40% – pod uprawę warzyw na sprzedaż, 5% – na warzywa na potrzeby rodziny i 25% – nowy pomysł – pastwisko dla bydła.

 

Ograniczenia

W gospodarstwie Józefa jest 6 osób – on z żoną Józefiną, dwóch synów (Jan i Jerzy) i dwie córki (Jadwiga i Janina). W teorii ma więc 6 etatów, które będą wspierać go w realizacji wybranych projektów. W teorii, ponieważ żona zajmuje się domem i pracuje zawodowo, więc nie będzie miała czasu na dodatkową pełnoetatową pracę w gospodarstwie. Dzieci się kształcą i mają swoje sprawy. Nie ma zatem do dyspozycji 6 etatów, jak początkowo zakładał. To, czym może dysponować, to jakieś 35 – 40% tych 6 etatów.

Dlatego drugie ważne słowo przy omawianiu portfela, to są ograniczenia. Z jednej strony Józef ma pomysł i cel, a z drugiej – musi być świadomy ograniczeń. Musi dobrze wiedzieć, ile ma ludzi, gotówki, i ile maszyn do pracy. Wtedy może odpowiednio dostosować swoje plany.
I co wobec tego może zrobić rolnik? Na przykład stwierdzić, że sad to zbyt duża inwestycja. A że nie wiadomo, jakie będą z niego rezultaty, może zmniejszy jego powierzchnię z 30% do 10% całego pola. Z kolei warzywa na sprzedaż, zwłaszcza jeśli zmechanizuje sobie pracę, mogą okazać się bardzo dobrym posunięciem. Dlatego może zdecydować o zwiększeniu do 60% pola części przeznaczonej na uprawę.

Analiza ograniczeń pozwala więc na przeorganizowanie planowanych projektów.

 

Portfel zarządczy i analityczny

Z historii Józefa rolnika wynika, że portfel projektów jest to grupa projektów. Ich cechą jest właśnie ta „grupowość”, bo one w grupie mają osiągnąć cel. Każdy z tych projektów przechodzi pewną drogę weryfikacji i zostaje wybrany, bo najlepiej przyczynia się do osiągnięcia tego celu.

Zauważ, że portfel projektów Józefa, to taka grupa projektów, na którą Józefa stać. Przeanalizowane ograniczenia pozwalają określić, jaką pulę projektów był w stanie „uruchomić”.

 

Rozwój

Jak potoczyła się historia Józefa przez 10 lat? Udało mu się fenomenalnie. Nadal hoduje drzewka owocowe, uprawia warzywa i wypasa bydło. Ale nie na polu pięciohektarowym, tylko sześć razy większym. 30 hektarów podzielił na sześć mniejszych pól i na każdym z nich realizuje trzy powyższe przedsięwzięcia – uprawia sad i warzywa i pasie bydło. Każdym z tych pól zarządza inny członek rodziny – on, żona, dwóch synów i dwie córki.

Jedno pole może mieć jeden cel biznesowy, na przykład, żeby w ciągu roku wygenerować określony przychód. Rolnik Józef może sobie teraz dobrać do niego różne projekty, który na tym polu (w ramach tego portfela) realizuje. Jest to tak zwany portfel zarządczy. Dlaczego „zarządczy”? Bo ktoś, kto stoi na czele tego pola, członek rodziny Józefa, zarządza całym polem i podejmuje decyzje odnośnie tego pola. Na przykład, jeśli widzi, że jeden projekt nie rokuje – ma prawo zmienić go na inny.

Możemy na przedsięwzięcie Józefa popatrzeć z innej strony i zbiór projektów na wszystkich polach (w portfelach zarządczych) potraktować przekrojowo. Czyli spojrzeć na wszystkie sady łącznie, na wszystkie „warzywniaki” łącznie i na wszystkie pola do wypasania bydła łącznie, niezależnie od tego, na którym (czyim) polu się znajdują. Dodatkowo oprócz tego, że sześciu ludzi zarządza konkretnymi polami, można zatrudnić jeszcze trzech ekspertów dziedzinowych, którzy będą zajmować się każdy swoim obszarem – sadem, warzywami lub bydłem. Analizując portfel swoich projektów w ten sposób, Józef może podejmować decyzje dotyczące poszczególnych obszarów.

 


 

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!

 

 


 

Chcesz wiedzieć jak znaleźć drogę od idei do realistycznego planu w siedmiu prostych krokach? Weź udział w mini kursie 7 cudów planowania! Codziennie przez 7 dni będziemy podsyłać Ci lekcje na maila. W każdym znajdziesz materiał do przemyśleń oraz zadanie. Brzmi dobrze?

Odbierz darmową wejściówkę na kurs