Co zrobić, żeby nie bać się projektu?

Podejmujesz się realizacji śmiałego przedsięwzięcia? Planujesz projekt? Nie chcesz niemiłych niespodzianek? W materiale, opowiemy jak zidentyfikować ryzyka projektu oraz uporządkować prace nad nimi? Jak analizować ryzyka? Jak się zabezpieczać przed ryzykami?

Trup w szafie

O pewnej kamienicy w pewnym mieście mówiono, że na strychu jest trup. Ludzie pokazywali ją sobie palcami, ale bali się tam chodzić. Pewnego dnia właściciele mieszkania pod strychem nie mogli już dłużej znieść faktu, że mieszkają pod „trupem” i wyprowadzili się. Oczywiście w tym mieszkaniu nikt nowy nie chciał zamieszkać, bo kto by chciał mieszkać tak blisko „trupa”. Po jakimś czasie wyprowadzili się także ci, co mieszkali piętro niżej. Nie chcieli mieszkać pod mieszkaniem, które było pod strychem, w którym podobno był trup. Właściciel był wściekły, bo mu pieniądze uciekały przez palce. Dlatego postanowił wziąć latarkę, udać się na kamieniczny strych i rozprawić się z „trupem”. Wszedł ostrożnie po skrzypiących schodach, otworzył drzwi, otarł kurz, odgarnął pajęczyny. Na środku strychu stała stara szafa. Powoli otworzył ją, a w szafie... faktycznie był trup. Niewiele myśląc, właściciel zabrał stamtąd trupa i pochował. Ludzie w końcu mogli bez strachu wprowadzić się do pustych mieszkań pod strychem. Koniec opowieści. Puenta jest taka, że zagrożenie nieznane, niezbadane bardziej straszy i przeraża niż zagrożenie zidentyfikowane i opisane.

Jeśli nie chcesz bać się projektów, to określ to, czego się boisz. Zidentyfikuj zagrożenia, które występują w projekcie, i zajmij się nimi.

Identyfikacja ryzyk

Przygotuj sobie dostępną dokumentację projektu – plany, harmonogramy, schematy itp. Przeanalizuj ją dokładnie - zadanie po zadaniu. Zadawaj sobie pytania:

• Co się może zdarzyć, że moje zadanie nie ukończy się w ogóle?
• Co może się zdarzyć, że ukończy się o wiele później?
• Czy moje zadanie może okazać droższe?

Przejdź tak przez wszystkie zadania w projekcie i dokładnie wszystko zapisuj.

Przykład. Wyobraź sobie, że jesteś fotografem i chcesz zorganizować warsztaty fotograficzne w bacówce. Ogłaszasz to w Internecie i zbierasz zapisy. Jakie są ryzyka twojego pomysłu? Że nikt się nie zgłosi. Albo że zgłosi się za mało osób, by projekt był opłacalny. Albo ludzie się zgłoszą, a potem zrezygnują. Albo to, że w dniach warsztatów będzie wypasał owce po drugiej stronie góry, albo że będzie zła pogoda.

Na co masz wpływ

Kiedy już odnotujesz wszystkie zagrożenia, podziel je na takie, na które masz wpływ i takie, na które wpływu nie masz.

Przykład. Owce daleko od bacówki. Czy masz na to wpływ? Możesz się dogadać z bacą, by je na czas warsztatów przyprowadził, albo wypasał je bliżej miejsca, w którym odbywają się warsztaty. W tym przypadku twoja interwencja niemal na 100% wyeliminuje zagrożenie.

Co jednak zrobić z tymi zagrożeniami, na które nie masz wpływu? Posortować na prawdopodobne oraz takie, które są możliwe tylko teoretycznie, ale sądzisz, że raczej nie wystąpią.

Ustalenie strategii

Po opisaniu zagrożeń i ich posortowaniu przygotuj sobie strategię ich obsługi. Jeżeli tego nie zrobisz, no cóż, można by zapytać, to po co cała ta zabawa? Fajnie, że przeanalizowałeś zagrożenia, tylko co z tego, skoro nie masz pomysłu, jak im przeciwdziałać.

Przykład. Aby zła pogoda nie pokrzyżowała planów, wystarczy odzież przeciwdeszczowa, odpowiedni aparat i schronienie na wypadek deszczu. Rozwiązaniem będzie także elastyczny plan warsztatów dostosowany do warunków pogodowych.

Jeśli o tym nie pomyślisz zawczasu i nie wdrożysz środków zaradczych, cóż - możesz się nieprzyjemnie zdziwić, że na warsztacie zaskoczy cię zła pogoda.  

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!