Jak kultura organizacyjna może pomóc w zarządzaniu projektami?

pmo Apr 11, 2022

 

Czym jest kultura organizacyjna? Jak pomocna może być w zarządzaniu projektami? Różne typy tej kultury mogą przydać się w różnych rodzajach projektów. Opowiadamy o tym, jakie są relacje kultury organizacyjnej i zarządzania projektami oraz dajemy kilka sugestii, co zrobić, by kultura organizacyjna bardziej przystawała do potrzeb projektów i pomagała w zarządzaniu.
 

 

Co to jest kultura organizacyjna?

Amerykański psycholog Edgar Schein wypracował definicję kultury organizacyjnej. Jego zdaniem jest to „coś”, co się tworzy między ludźmi. „Coś”, czyli zbiór założeń względem świata i rzeczywistości, na przykład – że ludzie są uczciwi lub że kłamią, że świat jest dobry lub że jest zły itp. Te założenia przekładają się na normy (niepisany sposób postępowania, na przykład: „u nas w firmie szef dba tylko swój interes” albo „u nas nie donosi się na kolegów”) i wartości, czyli to, co jest ważne dla biznesu (na przykład dokładność, etyczne zachowanie, odwaga, zabezpieczenie przed ryzykami). I dopiero te normy i wartości przekładają się na widzialne zachowania. Kultura organizacyjna zatem to relacje, które się kształtują „z pokolenia na pokolenie”, pewien rodzaj chemii między ludźmi. Kultura nie tworzy się z dnia na dzień, jest procesem, który powoli zaczyna otaczać członków firmy.

Robert E. Quinn i Kim S. Cameron opracowali cztery typy kultury organizacyjnej i stwierdzili, że w organizacji są elementy z każdego z tych typów:

  1. Kultura hierarchii – jest typowa dla dużych organizacji, działa w niej prawo spisane a organizacji zależy, by wszystko było uporządkowane. To jest kultura administracji publicznej, służb, dużych organizacji.
  2. Kultura klanu – kultura NGO, gdzie ważna jest misja, bliskość, to, kim ludzie są dla siebie, skierowanie do wewnątrz, ale i bazowanie na zaufaniu.
  3. Kultura adhokracji – buduje się ufająca sobie grupa ludzi, nieformalnie ze sobą związanych, jest zorientowana na rynek, na zewnątrz.
  4. Kultura rynku – tu firmy bardzo zabiegają o relacje zewnętrzne, ale są pewne normy, standardy, procedury, jest to charakterystyczne dla firm handlowych.

W każdym z tych czterech typów może funkcjonować zarządzanie projektami, tylko będzie ono praktykowane trochę inaczej. W kulturze hierarchicznej będzie się ono odbywało przez powoływanie ludzi do zespołów, będą procedury i formalne metodyki, rejestry, protokoły ze spotkań sygnowane przez uczestników. Jeśli uczestnicy będą mieli wątpliwości co do treści ustaleń, przewidziana jest na to procedura. Dla ludzi, którzy są w tej kulturze, sprawdzą się twarde metodyki, będą one dla nich naturalne. Źle by się czuli w innych metodykach, gdzie ważna jest bliskość i komunikacja z klientem czy nieformalne relacje. W kulturze hierarchicznej ważna jest dokumentacja i formalizacja.

Z drugiej strony – mała firma informatyczna, kilkunastoosobowa, która wdraża oprogramowania, nie przyjmie formalnych rozwiązań, funkcjonujących dobrze w kulturze hierarchii. W niej relacje będą często opierać się na budowaniu zaufania i więzi, a wszelka dokumentacja projektowa będzie postrzegana jako nadmierna biurokracja. Stąd przy wypracowaniu mechanizmów zarządzania kluczowy będzie minimalizm.

Praca z liderami

Schein powiedziałby, że kulturę organizacyjną tworzą liderzy. Aby wpłynąć na kulturę organizacyjną, warto więc pracować właśnie z nimi. Jak? Dowiedz się, jakie wartości są dla nich kluczowe, jak działają w ich projektach, dlaczego tak działają, co nimi kieruje. Rozmawiaj o tym, jacy ludzi są im potrzebni do lepszego działania, jakie zachowania członków zespołu preferują. Spróbujcie przygotować definicję wartości. Nazwijcie te wartości, na przykład partnerstwo czy proaktywność, a następnie określcie jak się ma przejawiać to partnerstwo, proaktywność, czy też inne wartości, które są dla was ważne.

Skupienie na wartościach

Kiedy już zdefiniujecie wartości, warto przyjrzeć się im na trzech poziomach:

  1. Na poziomie indywidualnym, tj. czego oczekujemy od pojedynczego pracownika realizującego projekt? Przykładowo, pożądaną postawą będzie proaktywność, czyli zaangażowanie w projekt, podejmowanie samodzielnie inicjatyw na rzecz projektu. Postawą przeciwną, niepożądaną, będzie postawa reaktywna, czyli czekanie z założonymi rękami aż coś się wydarzy, niepodejmowanie działań bez wyraźnego polecenia, nieinformowanie o problemach, bo „to nie moja sprawa”.
  2. Na poziomie firmowym. Przykładowo, wartością, która bardzo pomoże w zarządzaniu projektami, na poziomie firmowym będzie partycypacja, czyli uczestniczenie w życiu firmy, udział w spotkaniach, dbałość nie tylko o swój dział, ale o projekt i dobro klienta.
  3. Na poziomie ogólnoorganizacyjnym. Przykładowo, ważną wartością będzie tutaj partnerstwo, tj. zdolność do tego, by organizacja była postrzegana jako partner i sama tak traktowała innych – dostawców, kooperantów itp. To wartość zakładająca budowanie porozumienia między różnymi podmiotami działającymi w projekcie.

Synchronizacja wartości z systemami i narzędziami zarządzania

Kiedy już masz zdefiniowane wartości, trzeba się przyjrzeć, czy mechanizmy i systemy w firmie te wartości wspierają. Chcąc, aby proaktywność była cechą pracowników, trzeba się zastanowić, czy system wynagradzania promuje tę postawę? Czy chroni pracownika za jego proaktywność, kiedy coś się nie uda?

Inny przykład – jeśli naszą wartością jest partnerstwo, to czy w sferze prawno-regulacyjnej relacje z wykonawcami mają charakter partnerski? Kiedy kupujemy od kogoś usługi, to czy jest to nasza wspólna sprawa, by się udało? A może zachowujemy się jak klient w restauracji zlecający przygotowanie posiłku i potem oceniający? Czy prawne rozwiązania promują postawę partnerską czy roszczeniową?

 


 

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!

 


 

Chcesz wiedzieć jak znaleźć drogę od idei do realistycznego planu w siedmiu prostych krokach? Weź udział w mini kursie 7 cudów planowania! Codziennie przez 7 dni będziemy podsyłać Ci lekcje na maila. W każdym znajdziesz materiał do przemyśleń oraz zadanie. Brzmi dobrze?

Odbierz darmową wejściówkę na kurs