Komitet Sterujący - za i przeciw
Aug 11, 2021
Czy komitet sterujący projektu ma sens? Poznaj za i przeciw. Dowiedz się, czym się powinien zajmować i jaki powinien być skład komitetu sterującego oraz co zrobić, by komitet pomagał skutecznie realizować projekty.
Z poniższego artykułu dowiesz się:
- jak sprawić, by komitet sterujący faktycznie pomagał skutecznie realizować projekty,
- jak pracować z komitetem sterującym, gdy jesteś kierownikiem projektu,
- kto powinien być w składzie komitetu sterującego,
- czym powinien zajmować się komitet sterujący,
- czy i jak komitet sterujący powinien podejmować decyzje.
Mały skład
Jeśli komitet sterujący ma być skuteczny, powinien składać się z małej liczby osób. Duża liczba powoduje, że w spotkaniach komitetu nie uczestniczą wyłącznie te osoby, które go realizują i od niego zależą. Dlatego taki komitet sterujący, zbudowany z osób, z których większość nie jest związana bezpośrednio z projektem, może być nieprzygotowany do spotkań, może nie znać dobrze problemów, nad którymi projekt się pochyla.
Twoim częstym zadaniem, jako kierownika projektu, jest przekonanie do czegoś osób z komitetu sterującego (że potrzebne jest więcej czasu lub budżetu, że danego zakresu nie można zrealizować w ten sposób itp.). Dużo łatwiej przekonać do czegoś cztery osoby, które choć trochę znasz i wiesz, na czym im zależy, niż grono 20 osób, z których każda ma odmienny interes, w dodatku Tobie nieznany.
Od strony organizacyjnej wadą dużego komitetu jest to, że trudno zebrać wszystkich członków w jednym czasie i miejscu. Miałem do czynienia z sytuacją, kiedy przez lata realizacji projektu komitet sterujący nie zebrał się z tego powodu ani razu.
A więc ile osób powinno być w komitecie sterującym? Kryterium liczby uczestników powinna być liczba dyscyplin, działów, obszarów najważniejszych dla sukcesu projektu. Na pewno w komitecie sterującym powinien znaleźć się klient projektu i sponsor (jako jego przewodniczący lub osoba zwołujaca to grono). Jeśli jest to możliwe, warto, by znalazł się w komitecie również przedstawiciel grupy dostawców.
Mały skład daje szansę, że nie tylko komitet będzie sterował projektem, ale i ty, jako kierownik projektu, będziesz mógł sterować komitetem.
Zorientowanie na projekt
Komitety sterujące „do wszystkiego” są de facto komitetami do niczego. Kiedy sterują wszystkimi projektami w firmie, nie jest to z pożytkiem dla projektów. Komitet sterujący nie może skupić się wtedy na jednym konkretnym projekcie i w pełni się w niego nie angażuje.
A komitet sterujący powołany tylko do jednego projektu może doskonale orientować się w jego sprawach - w tym jak wygląda harmonogramu czy definicja projektu. Będzie wiedział, jak wygląda obietnica, którą projekt złożył klientowi wewnętrznemu czy zewnętrznemu. Dzięki współpracy ze sponsorem i kierownikiem projektu komitet sterujący wniesie realną wartość do projektu, posłuży faktyczną pomocą i spełni swoją rolę.
Komitet nie decyduje!
W projekcie decyzje podejmuje sponsor. Angażuje się, bo jest twarzą projektu, czuje go, zależy mu na nim. A jeśli decyduje komitet sterujący, to tak naprawdę nie ma osoby odpowiedzialnej za podejmowanie decyzji.
Pracując jako kierownik projektu ze sponsorem, rozumiesz go, wiesz, w którym kierunku iść i jak działać. Potrafisz podjąć właściwe z jego punktu widzenia decyzje, bo umiesz sobie wyobrazić jego sposób myślenia i działania.
Kiedy decyzję podejmuje więcej osób, jest to wypadkowa statystyka i trudno określić, jak oni zdecydują. Dlatego komitet sterujący nie powinien w projekcie podejmować decyzji.
Wolisz słuchać niż czytać?
Zapraszam na nasz kanał na YouTube!
Chcesz wiedzieć jak znaleźć drogę od idei do realistycznego planu w siedmiu prostych krokach? Weź udział w mini kursie 7 cudów planowania! Codziennie przez 7 dni będziemy podsyłać Ci lekcje na maila. W każdym znajdziesz materiał do przemyśleń oraz zadanie. Brzmi dobrze?