Komitet Sterujący - za i przeciw

Czy komitet sterujący projektu ma sens? Poznaj za i przeciw. Dowiedz się, czym się powinien zajmować i jaki powinien być skład komitetu sterującego oraz co zrobić, by komitet pomagał skutecznie realizować projekty.

Z poniższego artykułu dowiesz się: 

• jak sprawić, by komitet sterujący faktycznie pomagał skutecznie realizować projekty,  
• jak pracować z komitetem sterującym, gdy jesteś kierownikiem projektu,  
• kto powinien być w składzie komitetu sterującego,  
• czym powinien zajmować się komitet sterujący,  
• czy i jak komitet sterujący powinien podejmować decyzje. 

Mały skład 

Jeśli komitet sterujący ma być skuteczny, powinien składać się z małej liczby osób.  Duża liczba powoduje, że w spotkaniach komitetu nie uczestniczą wyłącznie te osoby, które go realizują i od niego zależą. Dlatego taki komitet sterujący, zbudowany z osób, z których większość nie jest związana bezpośrednio z projektem, może być nieprzygotowany do spotkań, może nie znać dobrze problemów, nad którymi projekt się pochyla.  

Twoim częstym zadaniem, jako kierownika projektu, jest przekonanie do czegoś osób z komitetu sterującego (że potrzebne jest więcej czasu lub budżetu, że danego zakresu nie można zrealizować w ten sposób itp.). Dużo łatwiej przekonać do czegoś cztery osoby, które choć trochę znasz i wiesz, na czym im zależy, niż grono 20 osób, z których każda ma odmienny interes, w dodatku Tobie nieznany. 

Od strony organizacyjnej wadą dużego komitetu jest to, że trudno zebrać wszystkich członków w jednym czasie i miejscu. Miałem do czynienia z sytuacją, kiedy przez lata realizacji projektu komitet sterujący nie zebrał się z tego powodu ani razu.  

A więc ile osób powinno być w komitecie sterującym? Kryterium liczby uczestników powinna być liczba dyscyplin, działów, obszarów najważniejszych dla sukcesu projektu. Na pewno w komitecie sterującym powinien znaleźć się klient projektu i sponsor (jako jego przewodniczący lub osoba zwołujaca to grono). Jeśli jest to możliwe, warto, by znalazł się w komitecie również przedstawiciel grupy dostawców.  

Mały skład daje szansę, że nie tylko komitet będzie sterował projektem, ale i ty, jako kierownik projektu, będziesz mógł sterować komitetem.  

Zorientowanie na projekt  

Komitety sterujące „do wszystkiego” są de facto komitetami do niczego. Kiedy sterują wszystkimi projektami w firmie, nie jest to z pożytkiem dla projektów. Komitet sterujący nie może skupić się wtedy na jednym konkretnym projekcie i w pełni się w niego nie angażuje.  

A komitet sterujący powołany tylko do jednego projektu może doskonale orientować się w jego sprawach - w tym jak wygląda harmonogramu czy definicja projektu. Będzie wiedział, jak wygląda obietnica, którą projekt złożył klientowi wewnętrznemu czy zewnętrznemu. Dzięki współpracy ze sponsorem i kierownikiem projektu komitet sterujący wniesie realną wartość do projektu, posłuży faktyczną pomocą i spełni swoją rolę. 

Komitet nie decyduje! 

W projekcie decyzje podejmuje sponsor. Angażuje się, bo jest twarzą projektu, czuje go, zależy mu na nim. A jeśli decyduje komitet sterujący, to tak naprawdę nie ma osoby odpowiedzialnej za podejmowanie decyzji.  

Pracując jako kierownik projektu ze sponsorem, rozumiesz go, wiesz, w którym kierunku iść i jak działać. Potrafisz podjąć właściwe z jego punktu widzenia decyzje, bo umiesz sobie wyobrazić jego sposób myślenia i działania.  

Kiedy decyzję podejmuje więcej osób, jest to wypadkowa statystyka i trudno określić, jak oni zdecydują. Dlatego komitet sterujący nie powinien w projekcie podejmować decyzji.  

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!