Jak uporządkować informacje o projekcie?

planowanie projekt Aug 13, 2021

 
Jak przygotować się do planowania projektu? Jak uporządkować informacje o projekcie? Czy warto komuś opowiedzieć o projekcie? Czy nikt nie ukradnie pomysłu? Dowiedz się, jak uporządkować informacje o projekcie bez nadmiernej formalizacji.

 

Początkiem projektu jest idea, kiedy wpadasz na jakiś pomysł i chcesz go zrealizować. Może to być też zlecenie – ktoś inny chce, byś realizował jego pomysły. W tym drugim wypadku jest o tyle łatwiej, że możesz zadawać pytania i weryfikować, czy proponowane przedsięwzięcie jest spójne, sensowne, logiczne, wykonalne, drogie itp. Kiedy sam wpadasz na pomysł i kręci cię to, co chcesz zrobić, trudno zachować obiektywizm. Zaczynają się pytania, musisz pokazać, jak chcesz zrealizować projekt, jaki masz na niego pomysł, jak to wszystko ma działać. To test wiarygodności – dla ciebie jako autora pomysłu lub jego realizatora, gdy projekt jest na zlecenie. 

Na uporządkowanie wszystkich informacji o projekcie mam trzy porady: 

 

Porada 1 – wymyśl historię   

Świat od samego początku jest pełen historii. One uczyły, intrygowały, motywowały, inspirowały. Były źródłem miłości lub nienawiści. Powtarzane od pokoleń musiały być dobre i nienudne, by przyciągać uwagę, zachwycać, poruszać. Zatem jeśli chcesz ułożyć w głowie swój pomysł lub lepiej poznać ideę, którą ktoś ci zleca, stwórz z tego historię. Dobrą i nienudną, a więc logiczną i uporządkowaną. Taką, która ma początek, rozwinięcie i zakończenie.  

Na początku opowiadasz o tym, co jest teraz, dzisiaj. O potrzebach i szansach, o wszystkich faktach, które spowodowały, że pojawił się jakiś pomysł. Kiedy ty jesteś autorem przyszłego projektu, ważny jest motyw. Nawet jeśli nie opowiesz go w historii, warto go sobie uświadomić.  

W rozwinięciu musisz pokazać, jak odpowiesz na pojawiającą się potrzebę czy szansę. Co zaproponujesz autorowi projektu albo jak udowodnisz, że pomysł miał sens, jeśli to ty go wymyśliłeś. Druga sprawa to odpowiedź na pytanie, jak to zrobisz – po kolei, jakie będą fazy i kto będzie się nimi zajmował.  

Zakończenie – to to, do czego chcesz doprowadzić. Na czym ma polegać ten szczęśliwy koniec i co stanie się z produktem, który w projekcie stworzysz, jakie będą jego dalsze losy. Nawet jeśli będzie istniał tylko krótki czas, powiedz to. 

Po wymyśleniu tej historii będziesz wiedzieć, czy jest ciągła i z A wynika B, potem C itd., czy są jakieś luki.  

 

Porada 2 – opowiedz tę historię 

Prawdziwym testem jest, kiedy zaczynasz opowiadać swoją historię. Słyszysz wtedy to, co było w głowie, jeszcze raz – cudzymi uszami. Może się tu pojawić obawa, czy słuchacze nie ukradną twoich pomysłów. Ale, jak mówi pisarz Paolo Coelho – idee dopiero wtedy nabierają znaczenia, gdy są wprowadzane w życie. Niewiele osób umie to zrobić. To, że ktoś będzie wiedział, że jest jakiś pomysł, nie znaczy, że zamiast ciebie potrafi go zrealizować.  

Pytanie – komu to opowiedzieć? Idealnie będzie wybrać po kilku osobach z każdej z poniższych grup. 

  • Fachowcy branżowi, którzy robili podobne projekty, którzy są ci życzliwi i nie stanowią konkurencji. Oni powiedzą ci o ryzykach i pokażą, na co szczególnie zwracać uwagę. Ocenią też „wykonalność” twojego pomysłu, bo mają doświadczenie.   
  • Ludzie ogólnie mądrzy, niekoniecznie specjaliści, zweryfikują twoje motywy i przydatność pomysłu, są nieuwikłani i popatrzą na to z dystansem. 
  • Potencjalni użytkownicy pomysłu i przyszli klienci pomogą zweryfikować, czy rozwiązanie ma sens. Powiedzą ci, czy byliby zainteresowani i skorzystali z tego, co chcesz im zaproponować.  
  • Ludzie zupełnie „zieloni”, nie mający z tą tematyką pomysłu nic wspólnego. Dadzą ci nową perspektywę, może na coś innego, nietypowego zwrócą uwagę.  

Obserwuj ludzi, opowiadając im swoją historię. Gdy są zmobilizowani, dyskutują, zadają pytania, to znaczy, że historia ma sens. Z kolei, gdy przytakną i poklepią cię aprobująco po ramieniu, znaczy, że opowieść ich nie poruszyła, nie wywołała żadnych żywszych reakcji. Kulturalny sposób, by pokazać, że zupełnie się są zainteresowani.  

Uważnie słuchaj pytań i komentarzy i notuj je. Zadawaj pytania pogłębiające, które upewnią cię, że twój rozmówca dobrze zrozumiał. Nie konfrontuj się. Gdy ktoś cię skrytykuje, nie przekonuj go. Spytaj, czemu sądzi, że twój pomysł jest głupi, czy może to uzasadnić.  

 

Porada 3 – wdrażaj uwagi od słuchaczy  

Bardzo świadomie musisz przejrzeć uwagi otrzymane od słuchaczy i posortować je na kupki: „wdrażam”, „sprawdzam”, „nie wdrażam”. Byłoby źle, gdybyś nie przeanalizował informacji zwrotnych. Marnujesz wtedy swój czas i tych, którzy ci go poświęcili.  

Ważne – przefiltruj to, co ludzie ci mówili. Pamiętaj, że ci, którzy mają doświadczenie, mogą być wyznawcami jednej szkoły, a twój pomysł jest z innej. Dlatego może im się nie podobać to, co mówisz.  

Inny powód sceptycyzmu to to, że rozmówcy sami próbowali wiele razy zrobić coś podobnego, co Ty i im nie wychodziło. Uważaj na to, co oni mówią. Za ich postawą może stać doświadczenie, ale też własne przekonania i poglądy nie zawsze racjonalnie uzasadnione.  

Uważaj też na tych „zielonych”. Oni z kolei nie mają doświadczenia, ale chcą coś powiedzieć i mogą ci wskazywać wydumane, nieprzydatne rzeczy.  

Pamiętaj też, że ludzie mają różne osobowości. Są osoby bardziej pasywne, bardziej aktywne, ryzykujące czy zachowawcze. Ma to znaczenie, kiedy np. pomysł jest ryzykowny, nawet ryzykancki, a twój rozmówca jest zachowawczy. Wtedy będzie chciał cię powstrzymać, bo sam nigdy by tego nie zrobił.  

Zwracaj też uwagę na to, jak powiązani z tobą są słuchacze. Jeśli opowiadasz żonie/ mężowi o pomyśle, to ona/on słyszy, że przez półtora roku nie będzie cię w domu, kiedy się zaangażujesz w projekt. Taka osoba nie da ci racjonalnej informacji zwrotnej, bo skupi się na subiektywnym patrzeniu na twój pomysł i jego skutkach dla niej.   

 

Podsumowanie 

Zastosowanie powyższych porad sprawi, że uporządkujesz sobie logikę projektu. Będziesz widział ciągłości i luki, momenty słabsze i lepsze. I, jak obiecałem na początku, praktycznie bez kartki. Obietnica braku formalizacji w porządkowaniu projektu została spełniona.  

 


 

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!

 

 


 

Chcesz wiedzieć jak znaleźć drogę od idei do realistycznego planu w siedmiu prostych krokach? Weź udział w mini kursie 7 cudów planowania! Codziennie przez 7 dni będziemy podsyłać Ci lekcje na maila. W każdym znajdziesz materiał do przemyśleń oraz zadanie. Brzmi dobrze?

Odbierz darmową wejściówkę na kurs