Jak stworzyć firmową metodykę zarządzania projektami?

Choć gotowe metodyki zarządzania projektami istnieją i można je kupić (np. w TenStep Polska) są tacy, którzy wolą je stworzyć samemu. Dowiedz się, jak stworzyć firmową metodykę od zera. Poznaj mój sprawdzony w polskich i zagranicznych wdrożeniach schemat tworzenia metodyk.

To nie metodyka robi projekt, ale ludzie. Po co wiec wkładać tyle czasu i energii w jej poznanie i wdrożenie?  

Metodyka to zakodowana wiedza. Ci, którzy realizują projekt, skorzystają z niej, jeśli będzie mądra i przydatna. Jej zastosowanie pozwoli wykonać projekt z sukcesem. Czyli musi być mądra. Bo niemądrej nikt nie będzie stosować. A od głupiej metodyki gorsza może być tylko metodyka głupia i nieużywana.

Jak zatem PMO lub osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektami powinna przygotować lub opracować metodykę, której ludzie w firmie będą używać?

Porada 1: Planuj

Jak we wszystkich ważnych przedsięwzięciach, tak i tu, trzeba zacząć od planowania i znaleźć odpowiedzi na trzy pytania:

1. Po co w firmie w ogóle jest metodyka, jaki jest jej cel, co ona ma spowodować? Mogą być metodyki, dzięki którym projekty będą robione szybciej. Może być też inny cel – sprawić, że realizacja projektu będzie tańsza. Bywa również i tak, że firma realizuje dużo różnorodnych projektów i trzeba to ustandaryzować.
2. Jaki ma być zasięg metodyki – stosowana do wszystkich projektów czy tylko w konkretnych działach, a może w projektach określonego typu?
3. Kto będzie używał tej metodyki – osoby, które znają się na zarządzaniu, czy takie, którym trzeba będzie wytłumaczyć, czym jest zarządzanie i na czym polega? Może się tak zdarzyć, że adresaci metodyki nie będą sobie zdawać sprawy z tego, że ich działania, przedsięwzięcia spełniają kryteria projektu.

Uzyskanie odpowiedzi na powyższe zagadnienia pozwoli na określenie zawartości metodyki (metodyka planowania, rozwiązywania problemów czy taka, która od początku do końca mówi, jak zrobić projekt). Ponadto da możliwość stwierdzenia, czy zostanie zapisana językiem formalnym czy raczej mniej urzędowym i czy będzie miała też elementy edukacyjne, wyjaśniające pewne zagadnienia. Na tym etapie ustala się także stopień szczegółowości metodyki, na ile będzie ona precyzyjna.

Porada 2: Wydobywaj

Metodyka to wiedza zaklęta w literach i tę wiedzę trzeba skądś czerpać. Nie jest zasadne przeczytanie stu książek na konkretny temat i napisanie sto pierwszej. Lepszym rozwiązaniem jest zaproszenie do współpracy pracujących w firmie ludzi, mających umiejętności, kompetencje, praktykę.

To oni powinni być tym źródłem wiedzy do tworzenia firmowej metodyki zarządzania projektami. Ważne jest, by były to osoby, które mają doświadczenie w realizacji projektów i to skutecznych projektów. Druga grupa to pracownicy cieszący się w firmie uznaniem, szacunkiem, autorytetem. Jeśli oni podpowiedzą, zaakceptują, to jest duża szansa, że pozostali pracownicy bez większych problemów także będą się do metodyki stosować. Działa to trochę jak rola szamana w afrykańskim plemieniu. Na nic apele Organizacji Zdrowia o przestrzeganie zasad higieny, jeśli szaman nie potwierdzi ich przydatności. Warto więc w firmie wyłapać tych szamanów, to znacznie ułatwi pracę. 

Jednym z wyzwań, jakie staje przed opracowującym metodykę, jest opór przed dzieleniem się wiedzą. Może się bowiem okazać, że osoby odnoszące sukcesy w realizacji projektów nie będą chciały lub nie będą umiały dzielić się wiedzą. Dlatego trzeba ją od nich wydobyć. Dowiedzieć się, jak to robią, że wychodzą im udane projekty i sprawdzić, dlaczego one wychodzą.

Kolejnym krokiem jest zbadanie, zweryfikowanie razem z grupą, czy sposób robienia planu/projektu jest skuteczny zawsze i uniwersalny.

Porada 3: Narysuj i napisz

Nie zaczynaj pisania metodyki od pisania. Warto najpierw rozrysować sobie przebieg procesów, schematy, co i jak się robi. Potem trzeba to pokazać ludziom, którzy będą pracować na tej metodyce, zweryfikować i wprowadzić korekty. Dopiero wtedy można tę metodykę zapisać, aby następnie ponownie pokazać ją ludziom, i upewnić się, czy na pewno wszystko jest tak, jak oni to rozumieją.

Zapisanie metodyki wcale nie kończy procesu jej tworzenia i wdrażania. Kiedy ma ona już formę dokumentu, trzeba ją dać do przetestowania – na kilku - co najmniej na dwóch projektach.

Powinni się z nią zapoznać pracownicy, którzy jej nie pisali – aby sprawdzić, czy prawidłowo odczytają to, jak mają odtąd realizować projekty. Osoba odpowiedzialna za metodykę powinna zatem badać i w miarę potrzeb korygować treść dokumentu.

Ostatnim, najważniejszym etapem tworzenia metodyki jest jej zatwierdzenie. Od tego momentu zaczyna ona obowiązywać jako oficjalny dokument, według którego będą realizowane projekty. Bez tego, metodyka będzie tylko fajną sugestią, a nie żyjącym i ważnym dokumentem.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!