Jak dowiedzieć się jakich informacji brakuje w projekcie?

Przygotowujesz projekt, chcesz mieć pewność, że masz wszystko przemyślane? Czujesz, że mimo przygotowania masz luki w wiedzy o przedsięwzięciu? Sprawdź jak dowiedzieć się, jakich informacji jeszcze brakuje.

Kilka podejść

Jedną rzecz można zrobić na bardzo wiele sposobów. Dlatego jeśli myślisz o projekcie i na wykonanie masz tylko jeden sposób, na pewno wiesz o nim za mało.

Weźmy za przykład remont mieszkania. Możesz go zrobić kilkoma metodami:

• Samodzielnie po godzinach pracy – opcja tania, remont potrwa długo i jest prawdopodobne, że wkurzysz tym wszystkich – od domowników po sąsiadów.
• Samodzielnie podczas urlopu – podobnie jak poprzednia opcja – jest tanio, odpada problem, że wkurzasz wszystkich dokoła, no może z wyjątkiem rodziny, która chciałaby spędzić z tobą urlop.
• Wynajęcie wielu ekip, które jedna po drugiej będą wykonywać wszystkie prace. Ty będziesz tylko odbierał kolejne etapy.
• Wybrać jednego wykonawcę, który zrobi wszystko. Prawdopodobnie więcej zapłacisz, ale masz gwarancję, że nie będziesz mieć tyle na głowie.

Co wybrać? Warto oczywiście rozpisać wady i zalety każdego rozwiązania, przeanalizować je i dopiero wtedy wybrać.

Co jest do zrobienia

Gdy już wybierzesz sposób wykonania zadania, zapisz krok po kroku co jest do zrobienia. Można to zrobić w punktach, w formie schematu, w Excelu czy MS Project lub rozpisać scenariusz prac. Zwizualizuj i opisz, co zrobisz najpierw, co potem, co równolegle. Z kim to robisz, czym to robisz, jakich narzędzi i technik używasz. Takie zapisywanie ma niewątpliwie dwie zalety:

• O tym, co jest zapisane możesz już zapomnieć tj. nie nosić tego cały czas w głowie i nie zajmować cennych zasobów własnego mózgu. Jeśli chcesz sobie przypomnieć – możesz po prostu zajrzeć do planu.
• Możesz to komuś pokazać – zespołowi projektowemu, klientowi, sponsorowi, koledze i poprosić o opinię i informację zwrotną.

Przy takim zapisywaniu łatwo jest potem zbadać, czy te działania zrealizują twój cel.

Czy wszystko masz

Załóżmy, że wybrałeś podejście i opisałeś projekt krok po kroku. Teraz przeanalizuj to bardzo dokładnie i dopisz wszystko, co masz albo czego będziesz potrzebować. Zasoby, narzędzia, ludzi potrzebnych do konkretnych zadań. Zweryfikuj ich dostępność.

Może się na przykład okazać, że w trakcie realizacji projektu trzy razy musisz przywieźć tę samą maszynę. Zastanów się, czy nie da się tych zadań zaplanować obok siebie w czasie i wykonać wszystkie konieczne prace za jednym razem. To wymaga reorganizacji planu, ale na pewno usprawni realizację zadań i ma szansę zmniejszyć koszty. Jeśli nie będziesz miał zapisanego planu, możesz być niemile zaskoczony nieoczekiwanym problemem.

Dzięki tym wskazówkom będziesz wiedzieć, czego konkretnie potrzebujesz na danym etapie realizacji projektu.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!