Jak unikać błędów w określaniu celów projektu?

Zastanawiasz się, jak dobrze zaplanować projekt? Dowiedz się, jak prawidłowo określić cele unikając typowych błędów. Podpowiadam, co sprawia, że cel motywuje i skupia uwagę. Dzięki temu łatwiej zarządzać zespołem projektowym, czasem i zadaniami.

Kiedy cel zostaje zapisany można (a nawet trzeba!) rozliczyć zespół z jego osiągnięcia. To sprawia, że zapisywanie celu nie jest zbyt przyjemne. Jednak, żeby zapisany cel skutecznie motywował, warto wystrzegać się typowych błędów przy jego definiowaniu.

Błąd 1 – cel nieosiągalny

Cel projektu pewnej firmy brzmiał „podniesienie wartości sprzedaży poprzez wyposażenie sprzedawców w tablety z podglądem do magazynu”. Jak myślisz, czy ten cel możliwy jest do zrealizowania? Na pewno można wyposażyć sprzedawców w tablety, to wydaje się osiągalne. Ale czy sprawi to, że zaczną więcej sprzedawać?

Na podniesienie sprzedaży składa się bardzo dużo różnych działań, a zaopatrzenie w tablety to tylko wycinek zadania, które ma doprowadzić do podniesienia sprzedaży. Aby tak sformułowany cel został osiągnięty, trzeba wykonać jeszcze mnóstwo innych zadań, za które może odpowiadać już ktoś inny. Ktoś, na kogo Ty, jako kierownik projektu, nie masz wpływu. Tak sformułowany cel może okazać się zbyt szeroki, aby go zrealizować.

Cel jest osiągalny, jeśli suma działań podejmowanych w projekcie da możliwość jego osiągnięcia. I odwrotnie – cel jest nieosiągalny, jeśli wykonanie wszystkich zaplanowanych w projekcie działań na pewno nie wystarczy do jego zrealizowania.

Druga odmiana błędu związanego z nieosiągalnym celem, to zapisanie go w sposób idealistycznie nobliwy. Wiesz o co chodzi? W projektach rządowych często można przeczytać takie hasła, że celem jest „promowanie przedsiębiorczej postawy”, „wzmacnianie profesjonalnego wizerunku”, „stymulowanie aktywności sektora biznesowego”. Ale czy... ktoś na to czeka? (Drugie pytania, jak to zmierzyć, ale tym się zajmę kiedy indziej).

Czy istnieje jakiś konkretny KTOŚ, kto przebiera nogami, by w końcu postawa została wypromowana, wizerunek wzmocniony, a sektor dostymulowany? Jeśli zajmujesz się biznesem drobiarskim, to czy jest ktoś, kogo interesuje, by był on stymulowany? Jeśli nie ma, cel uderza w abstrakcję. Nikt nie przygotowuje się, nie podejmuje żadnych działań w oczekiwaniu aż ty podstymulujesz cały sektor.

Błąd 2 – data weryfikacji celu po zakończeniu projektu

Wyobraź sobie, że jest firma, która chce wdrożyć system informatyczny centralizujący zakupy. Powołała projekt, którego celem jest, by w kolejnym roku po zakończeniu projektu koszty zakupów spadły o kilka procent w stosunku do roku bazowego. Dajmy na to, że projekt kończy się w 2030 roku. Ludzie użytkują system, robią zakupy. Mija rok i na koniec 2031 firma sprawdza, czy udało się osiągnąć cel. Cel projektu, który skończył się... rok wcześniej.

Niestety, tak sformułowany cel jest zupełnie poza zasięgiem kierownika projektu. On zrobił swoje i wdrożył system, ale zupełnie nie ma wpływu na oszczędności wygenerowane podczas zakupów w kolejnym roku. Bo co jeśli w kolejnym roku wzrosną ceny produktów? Okaże się, że mimo wdrożenia systemu koszt zakupów był o wiele wyższy niż w roku bazowym. Zatem cel nie został osiągnięty, bo nie mógł być osiągnięty. Wdrożenie systemu nie miało wiele wspólnego z celem, jakim były tańsze zakupy.

Błąd 3 – niemierzalny cel

Wyobraź sobie, że chcesz zmierzyć... długość kartofla. Masz obiekt mierzony, tj. ziemniak vel kartofel. Masz metodę mierzenia – sprawdzenie odległości od jednego skrajnego punktu kartofla do drugiego. Masz narzędzie - linijkę i jednostkę, w której mierzysz, czyli centymetry.

Czy tak samo możesz zmierzyć swój cel? Czy spełnia wymogi, które można opisać zasadą SM(ierzalny)ART? O ile literka T oznacza czas, S, A i R mają różne tłumaczenia, to M zawsze oznacza MIERZENIE. Bo cel niemierzalny to cel nieweryfikowalny w sposób obiektywny. Czyli każdy może mieć inne zdanie na temat tego, czy został osiągnięty.

Chcesz sprawdzić, czy twój cel jest mierzalny? Dam Ci na to prosty sposób. Wyobraź sobie, że kończysz projekt, za sukces którego otrzymasz niewyobrażalnie wysoką premię. Ale o tym, czy osiągnąłeś zamierzony cel, będzie orzekał dopiero co powołany sponsor, który nie uczestniczył od początku w projekcie. Będzie to robił jedynie na podstawie celu zapisanego w dokumentach (Karta Projektu, Definicja Projektu), bez twojego udziału. Nie masz możliwości, by coś mu dopowiadać czy wyjaśniać. Jak zatem będzie wyglądać definicja twojego celu?

Podsumowanie błędów w określaniu celów projektu

1. Cel jest nieosiągalny, bo wymaga więcej działań lub odnosi się do jakiegoś abstraktu, na który nikt konkretny nie czeka.
2. Cel jest weryfikowany długo po zakończeniu projektu. Ty nie masz wpływu na zmienne wpływające na ocenę realizacji celu, bo Twoja praca już się skończyła.
3. Cel jest niemierzalny, dlatego trzeba się bardzo dobrze zastanowić nad zdefiniowaniem go, jakby od tego zależało otrzymanie premii a jego osiągnięcie badała osoba nieuczestnicząca w projekcie.

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!