Co powinno robić PMO, żeby przetrwać?

Pracujesz w PMO? Chcesz być partnerem biznesu? Poznaj trzy sposoby, które wnoszą największą wartość dla firmy i gwarantują rozwój biura zarządzania projektami. Dowiedz się, co powinno robić PMO żeby przetrwać i rozwijać siebie i firmę.

Badania pokazują, że PMO w firmie żyje nie dłużej niż 4 – 4,5 roku. Potem pojawiają się różni konsultanci, którzy wykreślają ze struktury organizacyjnej biuro projektów 😉 Co zatem zrobić, by przetrwać w firmie?

Jeśli jako PMO chcesz pozostać w organizacji, musisz traktować siebie tak, jakbyś był na wolnym rynku. Jakbyś w swojej firmie był wewnętrzną firmą doradczą.

Wyobraź sobie, że przychodzi do ciebie szef i mówi, że od dziś jesteś jako szef PMO na własnym rachunku. Dostaniesz pieniędzy, ile chcesz, pod warunkiem, że przekonasz ludzi w organizacji, by ci za coś zapłacili tę niewyobrażalną kwotę pieniędzy. Jak nie przekonasz, nie masz na chleb. Ale jeśli przekonasz i będziesz dostarczał wartość, to super. Nie ma w przyrodzie tak, że drapieżnik ma jedzenie podane pod nos. On musi na nie zapolować. Podobnie jest z tobą. Nie masz stałej pensji, musisz na nią zapracować.

Poznaj, kto jest twoim klientem

Jako PMO zastanów się przede wszystkim kto jest twoim klientem. To może być zarząd, sponsor, komitet sterujący, kierownik projektu, członek zespołu projektowego, kierownicy liniowi itp. Pomyśl, nad kim powinieneś się skupić.

Jeśli jesteś firmą pracującą na własny rachunek, każdy dzień, kiedy nie pracujesz, kosztuje. Nie możesz bezustannie czekać, aż ktoś z firmy zechce coś od ciebie kupić. Musisz wybrać takiego klienta, któremu najłatwiej będzie coś sprzedać, do którego najszybciej dotrzesz, który zapłaci ci najwięcej. Trzeba się wykazać pragmatyzmem, mieć otwarte szeroko oczy i uszy i słuchać, co dzieje się w firmie.

Poznaj potrzeby, zaproponuj usługi

Kiedy już zdecydujesz się na wybór swojego głównego klienta, zastanów się, czego on realnie potrzebuje. Kończą się ideały i teorie, bo to nie one kupują. Wędkarze mówią, że przynęta ma smakować przede wszystkim rybie (a nie wędkarzowi). Twoją przynętą ma być to, co będzie przydatne klientowi. A każdy klient ma te trzy cechy:

1. Ma jakiś ból – coś mu doskwiera, z czymś mu nie wychodzi, robi błędy. Coś mu zabiera za dużo czasu albo go stresuje, bo nie czuje się wystarczająco kompetentnie lub pewnie.
2. Ma budżet, by zapłacić za likwidację tego bólu.
3. Musi umieć kupić to, co jest potrzebne we w miarę prosty sposób. Jeśli – żeby kupić – musi przyznać się do tego, że nie umie, nie wychodzi mu, jest w czymś kiepski, to ból związany z kupnem może być większy niż ten pierwotny ból, który chciałby zlikwidować. Pomyśl o tym!

Dlatego musisz tego swojego klienta rozpoznać, jak wędkarz rozpoznaje rybę – co ona lubi, gdzie bywa, kiedy podpływa, i wtedy się na nią czai. Jeśli nie zrozumiesz potrzeb klienta, nie zaradzisz jego bólom. Będziesz wówczas bezużyteczną komórką, za którą nikt nie zapłacze, gdy ją skreślą ze struktury firmy.

Porada 3 – sprzedawaj i naucz klienta kupować

Kiedy określiłeś już klienta i jego potrzeby, musisz zacząć sprzedawać. Zwróć uwagę, że te trzy rzeczy – identyfikacja klienta, badanie bólu i sprzedawanie – nie występują, jeśli pracujesz w „etatowym PMO” wynagradzanym bez żadnych dodatkowych warunków. Czyli odwrotnie niż „PMO na własnym rachunku” z ćwiczenia które powyżej rekomendowałem.

„Etatowe PMO” często wyłącznie dostarcza (ale nie musi sprzedawać swoich usług na konkurencyjnym rynku). Pojawia się więc pokusa, by dostarczać to, co ciebie interesuje i jest dla ciebie wygodne, a nie to, czego potrzebuje klient. Dlatego jeśli się zredefiniujesz i popatrzysz na siebie jak na wewnętrzną firmę doradczą, zaczynasz myśleć o kliencie, o jego potrzebach i zaczynasz aktywnie sprzedawać.

Jak sprzedać np. konsultacje PMO dla kierownika projektu albo pomoc w harmonogramowaniu? Tu właśnie zaczyna się kreatywność i rozumienie biznesu. Zaczynasz patrzeć na kolegów z pracy jak na osoby, którym możesz zaoferować coś fajnego, interesującego, potrzebnego. A siebie postrzegasz jako lwa, który pędzi za zwierzyną i nie może sobie pozwolić na lenistwo, bo inaczej obiadu nie będzie.  

Taki sposób myślenia sprawi, że nie tylko PMO nie zostanie skreślone ze schematu organizacji po czterech latach, ale może być uznane za jedną z najważniejszych komórek organizacyjnych.

W jednej z firm, z którymi współpracujemy, PMO jest traktowane jak wewnętrzne Google. Kiedy pojawia się problem, wiadomo, że PMO odpowie na wszystkie pytania i coś na niego na pewno poradzi!

Wolisz słuchać niż czytać?

Zapraszam na nasz kanał na YouTube!